Assetmanagement: tien tips en stappen

Geplaatst op 9 augustus 2018 door Niels van den Aker

Assetmanagement is al geruime tijd in opkomst in de corporatiesector, ook omdat de omgeving razendsnel verandert en omdat corporaties zich in de transitie naar meer verzakelijking bevinden. Assetmanagement vergt een integrale aanpak, gericht op rendement in de breedste zin van het woord. Dus niet alleen financieel, maar ook maatschappelijk. Strategische keuzes ten aanzien van renovatie, verduurzaming, huurbeleid en onderhoud worden vertaald naar de complexen. Een goede verankering in de organisatie is belangrijk. Alle reden voor een brede blik en een scherpe herijking van best practices. In dat kader delen we graag onderstaand stappenplan.

Stap 1: Draagvlak creëren
Assetmanagement heeft pas zin, als iedereen zin heeft in assetmanagement. Het creëren van draagvlak is belangrijk. Waarom is assetmanagement belangrijk? 

  • Stakeholders verwachten meer en meer transparantie van woningcorporaties over hun maatschappelijke en financiële prestaties.  
  • Kijken als een belegger, handelen als een woningcorporatie: juist in een tijd waarin de kasstromen onder druk staan als gevolg van de verhuurderheffing en de ATAD-regeling, is het goed om naar de prestaties van het vastgoed te kijken om (zoveel mogelijk) aan je maatschappelijke taken te kunnen blijven voldoen (zo optimaal mogelijk maatschappelijk rendement).
  • Er ligt een grote duurzaamheidsopgave. 

Stap 2: Wijs een projectmanager aan en formeer een projectteam 
Betrek de organisatie erbij door een projectteam te formeren, dat een dwarsdoorsnede is van de organisatie. Wijs ook een projectleider aan, die verantwoordelijk is voor het realiseren van de doelstellingen, in samenwerking met de projectgroep en de overige betrokkenen. Assetmanagement draait om het verbinden van afdelingen en de kennis (op papier en in de hoofden van medewerkers). 

Stap 3: Sturingskader opstellen
Samen met de organisatie wordt het ondernemingsplan vertaald naar concrete en meetbare kpi’s en normen. Als het goed is, is bij het opstellen van het ondernemingsplan reeds een marktanalyse uitgevoerd en is input opgehaald bij de stakeholders, een belangrijk startpunt in het kader van de portefeuillestrategie. Voorbeelden van normen zijn als volgt. 

  • Beschikbaarheid vertaal je naar het aantal reacties en het aantal aanbiedingen. 
  • Betaalbaarheid vertaal je naar huurklasse en het streefhuurpercentage (ten opzichte van de maximale huur).  
  • Kwaliteit vertaal je naar de NEN-conditiemeting en aantal reparatieverzoeken.  
  • Duurzaamheid vertaal je naar de energie-index (of energielabel).
  • Leefbaarheid vertaal je naar aantal overlastzaken en de huurachterstand (uitgedrukt in een percentage ten opzichte van de jaarhuur).   
  • Financiële continuïteit vertaal je naar direct rendement (de kasstromen van het vastgoed).   

Scoort een complex onder de norm, dan zijn maatregelen vanuit het oogpunt van assetmanagement gewenst.

In deze stap worden ook de gewenste data aan een databron gekoppeld. Het kan waardevol zijn om in deze stap ook direct werkinstructies op te stellen hoe deze data (bewerkt) ontsloten kunnen worden.

Stap 4: Basisdata op orde
Toets de kwaliteit van de data aan de hand van verbandscontroles. Het is van belang dat de bovenstaande basisdata goed zijn vastgelegd in het systeem. Benoem data-eigenaren (zodra iemand eigenaar is van data, gaat de kwaliteit van de data omhoog), zodat datakwaliteit ook geborgd is en veranker datakwaliteit in de werkprocessen (bijvoorbeeld door middel van checklists). Natuurlijk is het fijn als alle data op orde zijn, maar dat is niet reëel. Maak daarom een onderscheid tussen basisdata (noodzakelijk om de kpi’s te kunnen meten) en overige data (stap 8).

Stap 5: Complexen scoren
Aan de hand van de beschikbare data ‘scoor’ je de complexen in het sturingskader, zoals benoemd in stap 2. Eventueel kun je een top 10 van slechtst en best scorende complexen opstellen. Deze scores kun je in beeld brengen via een matrix of met behulp van kwadrantanalyses.

Stap 6: Gewenste aanpak bepalen en maatregelen uitvoeren (op onderdelen) 
Bij een pilotcomplex bepaal je de gewenste aanpak en start je vervolgens met maatregelen. Stel: een complex scoort onder de norm als het gaat om de energie-index. Je bepaalt dan samen met de organisatie de scenario’s ten aanzien van de aanpak en voert, met de kennis van dat moment, het beste scenario uit. Probeer daarbij niet zelf het wiel uit te vinden, maar kijk naar ‘best practices’ bij collega-corporaties.

Stap 7: Evalueren
Je evalueert de aanpak. Wat ging goed? Wat kan beter? Wat is er nog nodig?

Stap 8: Overige data op orde
In deze stap breng je de overige data in kaart en op orde. Denk hierbij aan gebruikersoppervlakte, marktwaarde verhuurde staat, mutatiegraad, beheerkosten en onderhoudskosten op complexniveau.

Stap 9: Assetmanagement op papier
Je zet het assetmanagementproces op papier, waarbij je inzoomt op de taken en verantwoordelijkheden van de bij dit proces betrokken medewerkers. Een handig model hiervoor is het SIPOC-model, waarmee je op een eenvoudige manier alle belangrijke elementen van dit proces in kaart kunt brengen.

Stap 10: Assetmanagement in de jaarcyclus
Je integreert assetmanagement in de planning- en controlcyclus en in de bestuurskalender. Het gaat dan bijvoorbeeld om het vaststellen van de streefhuren voor de (meerjaren)begroting en het bespreken van portefeuillerapportages (ook op basis van benchmarks) in het MT en de RvC.

Matchability kan u bij de bovenstaande stappen ondersteunen. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.