Inkoop bij woningcorporaties: effectief en collectief

Geplaatst op 17 december 2018 door Elcke Oninckx

Woningcorporaties investeren jaarlijks miljarden en zijn daarmee de grootste opdrachtgever op de woningmarkt. Ook zien we de ontwikkeling bij woningcorporaties naar professioneler opdrachtgeverschap, waar inkoopsamenwerking een mooi voorbeeld van is. Inkoopsamenwerking is gebaseerd op het basisprincipe dat je gezamenlijk meer voor elkaar krijgt bij leveranciers dan wanneer je hen alleen benadert. Door slim samen te werken, kunnen corporaties ook de leveranciersmarkten positief beïnvloeden door strategische keuzes op elkaar af te stemmen.

Wat is inkoopsamenwerking?
Bij een inkoopsamenwerking managen woningcorporaties gezamenlijk hun inkooptraject door het delen van kennis, middelen en volume. Het doel daarvan is voordeel behalen voor alle deelnemende woningcorporaties.

Waarom inkoopsamenwerking?
Kennisdeling.
– Voordeel tegenover leveranciers.
– Gereduceerde risico’s.
– Gereduceerde kosten.

Hoe ga je samen een inkoopsamenwerking aan?
Een inkoopsamenwerking heeft allerlei vormen en kan voor iedere situatie anders zijn. Een vast stappenplan is er niet. Daarom geven we een aantal tips om te komen tot een succesvolle inkoopsamenwerking.

1. Zoek een goede ‘match’ om mee samen te werken.
Het is belangrijk dat partner(s) in dezelfde categorie gaat (gaan) inkopen, zodat je gericht afspraken kunt maken.

2. Investeer in de samenwerking en relatie met je partnercorporaties.
Door het investeren in de relatie met partner(s) creëer je duurzaam vertrouwen voor een langdurige samenwerking.

3. Ben bereid om kennis, middelen, opbrengsten en kosten te delen.
Om alles uit de samenwerking te halen, moeten de partijen zich wel openstellen. Door informatie, capaciteit, opbrengsten en kosten te delen en krachten te bundelen, kunnen woningcorporaties meer voor elkaar krijgen.

4. Maak gezamenlijk een businessplan met doelstellingen en afspraken over de gezamenlijke activiteiten.
Het is aannemelijk dat verschillende organisaties verschillende doelen hebben met het aangaan van een inkoopsamenwerking. Maak daarom voor alle partijen SMART-doelstellingen. Daarnaast leg je in het businessplan afspraken vast over de aanpak, tijdsplanning, verdeling capaciteit en bedrijfsmiddelen en evaluaties.

5. Zorg voor consensus en gezamenlijke besluitvorming.
Iedere woningcorporatie heeft het inkooptraject anders ingericht. Voorkom scheve gezichten en laat alle neuzen dezelfde kant op staan. Wanneer je geen consensus hebt over de afspraken, verwachten de partijen iets anders van elkaar. Het is belangrijk om verwachtingen goed te managen, zodat de belangen van alle partijen worden behartigd.

6. Stel een team samen en voer het businessplan uit.
Bij het samenstellen van een team is het van belang dat de leden de juiste competenties hebben en elkaar daarin aanvullen. Zorg voor een periodieke rapportage. Daardoor kun je de contributie van beide partijen monitoren en de doelstellingen bewaken.

7. Evalueer de samenwerking.
Regelmatig evalueren hoe de samenwerking is verlopen, is essentieel, zodat je op tijd kan bijsturen. Daarbij kun je vragen stellen als: ‘Zijn alle doelen behaald?’, ‘Hoe is de samenwerking verlopen?’, ‘Hebben we de juiste kennis en middelen ingezet om ons doel te bereiken?’. Evalueer niet alleen op financiële aspecten, maar ook op de organisatorische aspecten.

Succesverhaal inkoopsamenwerking woningcorporaties
Een leuk succesverhaal uit de praktijk is de inkoopsamenwerking met betrekking tot de AVG. Een aantal woningcorporaties in Noord-Brabant wilden zich op een efficiënte manier voorbereiden op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Doordat zij eerder gezamenlijk een inkooptraject voor ICT zijn aangegaan, werden de mogelijkheden voor eenzelfde traject voor de AVG ook bekeken. Met die vraag kwamen zij bij Matchability terecht. Vanuit Matchability is vervolgens een pool samengesteld van medewerkers die bij de verschillende corporaties informatie verzamelden, kennis deelden, documentatie uitwisselden en uiteindelijk de AVG implementeerden. Binnen een half jaar waren zes woningcorporaties AVG-proof. Een mooi voorbeeld van een flexibele en efficiënte samenwerking op maat!