Lean bij woningcorporaties: vijf tips om samen slimmer te werken

Geplaatst op 28 juli 2017 door Elcke Oninckx

Veel woningcorporaties hebben een slankere bedrijfsvoering hoog op de agenda staan. Niet zo verwonderlijk, want er moet steeds meer gedaan worden met steeds minder middelen. Tegelijkertijd vinden woningcorporaties het ook belangrijk om de relatie met de huurder en de huurderstevredenheid centraal te stellen. Een contradictio in terminis? Dat hoeft het niet te zijn. Verschillende woningcorporaties passen lean management toe als een effectieve manier zijn om deze uitdaging aan te gaan. Het doel van lean is om zoveel mogelijk waarde voor de klant te creëren met zo min mogelijk verspillingen, zoals wachttijden. Twee typen verbeteringen kunnen daarbij onderscheiden worden: klanttevredenheid (bepaald door snelheid en kwaliteit) en procesverbetering (bepaald door procesbeheersing en het voorkomen van fouten). Als lean professional binnen Matchability deel ik in deze blog graag een aantal tips uit de praktijk die bijdragen aan een organisatiecultuur van continu verbeteren, het verlagen van de bedrijfskosten en het verhogen van de klanttevredenheid.

Tip 1: Ben helder over de noodzaak en creëer urgentiebesef
Voor medewerkers is er niet altijd zicht op de noodzaak van verandering. De nieuwe aanpak wordt niet herkend in de eigen beleving en is daardoor oninteressant. De organisatie moet het doen zonder het draagvlak hiervoor. Het loslaten van een werkwijze die vertrouwd is levert weerstand op en voelt onveilig. Geconfronteerd met veranderingen voelt een medewerker zich bedreigd. Deze zal zich ingraven of vluchten. Gelukkig kunnen organisaties hier iets aan doen. Wees consistent. Informeer medewerkers, train hen, ver voordat een daadwerkelijke verandering wordt doorgevoerd. Zo geef je medewerkers de kans te acclimatiseren. Verandering is minder bedreigend als het eerlijk wordt gebracht en als de noodzaak van de verandering wordt aangetoond.

Tip 2: Besteed ook aandacht aan het team
Lean is primair gericht op het verbeteren van processen. De samenwerking in het team en het ontwikkelen van teamleden wordt vaak vergeten. Uit onderzoek blijkt, zeker als lean wordt benaderd als een project, dat lean wegebt als het project is afgerond. Als binnen het team niet effectief wordt gecommuniceerd of teamleden zich niet vrij voelen om met ideeën te komen, zal het niet lukken om de processen blijvend te verbeteren. Besteed daarom tijd aan de mensen achter de processen. Lean is teamwork. Het team moet in de flow blijven om continu lean te blijven samenwerken. Neem de tijd om stil te staan bij hoe de samenwerking gaat en hoe het team kan verbeteren. En vier kleine verbeteringen!

Tip 3: In kleine stapjes naar het groter doel
Lean begint met het formuleren van doelen, bijvoorbeeld op basis van het ondernemingsplan. Vervolgens worden de kaders uit het ondernemingsplan vertaald naar gewenste prestaties. Daarna volgt pas de inzet van lean-methodes. Bij de vertaling van de visie in de teams is de uitdaging om het niet te abstract te houden. Kaizen is in dit kader een handige methode. Kaizen komt eigenlijk neer op het volgende: je maakt continu kleine verbeteringen, stapje voor stapje. Een voorbeeld: stel dat je elke dag als doel stelt om 0,1% beter te worden in wat je doet. Dat kost weinig moeite, gegeven het lage percentage. Als je dit echter dagelijks toepast, dan bereik je al snel grote resultaten. Na een jaar ben je dan 36% beter in wat je doet en na drie jaar ben je meer dan 100% vooruitgegaan. Kleine stapjes hebben grote impact.

Tip 4: Beleg de verantwoordelijkheid laag in de organisatie
De medewerkers op de werkvloer weten het beste wat er beter kan. Empowerment, het mede-verantwoordelijk maken van de werknemers, speelt een cruciale rol binnen lean. Op de werkvloer bestaan namelijk veel ideeën over hoe het beter zou kunnen. Toch ligt de verantwoordelijkheid voor het resultaat vaak ‘hoger’ in de organisatie. Maak daarom teams zelf verantwoordelijk voor het realiseren van vooraf vastgestelde verbeteringen. Verschillende teams kunnen ook een zelfde verantwoordelijkheid hebben om samen iets op te lossen. Samen werken aan een resultaat werkt prettiger en beoordelen op gemeenschappelijke doelstellingen stimuleert de samenwerking. Aandachtspunt is wel dat medewerkers gestimuleerd worden om fouten of afwijkingen in het proces zichtbaar te maken, zonder dat ze daarbij het gevoel hebben dat zij de oorzaak zijn van de fouten. In veel gevallen zijn fouten namelijk te wijten aan het systeem en niet aan menselijk handelen.

Tip 5: Vergaar praktische kennis
Er zijn veel verschillende boeken verschenen over lean en de verschillende lean-technieken. Toch leer je lean niet alleen uit een boekje; ervaring opdoen met het uitvoeren van lean-tools en -technieken is essentieel. Opleiding is belangrijk, evenals begeleiding bij de eerste lean-stappen. In dat kader kan het ook interessant zijn om informatie te delen met collega-woningcorporaties die al ver zijn met lean. Organiseer bijvoorbeeld spot the waste-uitwisselingsbezoeken.

Meer weten? Of bent u wellicht al gestart met het toepassen van lean en wilt u kennis en ervaringen uitwisselen? Neem gerust contact met me op!