Collega
Rick
vertelt:
Projectleider
1. Wat was de klantvraag?
De klant wilde graag weten in hoeverre de organisatie compliant was aan de AVG. Daarnaast bestond de behoefte om aan de hand van die inventarisatie de AVG te implementeren om op de daadwerkelijke ingangsdatum volledig aan genoemde wetgeving te voldoen.
2. Hoe heb jij de opdracht aangepakt?
Het betreft een implementatie die het hele bedrijf raakt. Ik ben daarom begonnen met awareness-sessies om bewustwording en draagvlak onder de medewerkers te creëren. De communicatie is binnen de implementatie ontzettend belangrijk. Door goed met elkaar te blijven communiceren wordt een optimaal resultaat behaald en blijven ieders verwachtingen gemanaged. Bovendien is het voor de praktische uitwerking relevant om medewerkers zoveel mogelijk te betrekken, zodat het voor hen ook werkzaam blijft.
3. Wat heeft jouw aanpak de klant opgeleverd?
Mijn aanpak heeft een heel pragmatische implementatie van de AVG opgeleverd. Iedereen was zoveel mogelijk betrokken, waardoor de maatregelen werkzaam blijven en passen binnen de organisatie. De klant is bij elke stap volledig op de hoogte gehouden. De AVG is daardoor beheersbaar en structureel geborgd.
4. Waar ben je het meest trots op binnen deze opdracht?
Op een implementatie waar de gehele organisatie achter staat. Ik ben tevreden met het draagvlak dat ik heb kunnen creëren. De privacywetgeving blijft lastige materie. Dat iedereen hier toch over wil blijven leren, is voor mij een groot compliment. We hebben de wetgeving toch maar voor alle collega’s duidelijk overgebracht en praktisch ingestoken.
5. Wat heb jij geleerd?
Ik heb geleerd dat bij een implementatie de belanghebbenden heel waardevol zijn. Het schakelen tussen deze belanghebbenden en de verschillende behoeften bij elkaar brengen was dan ook een uitdaging. Bij grote veranderingen is het betrekken van medewerkers een belangrijk onderdeel om de verandering te laten slagen.
Groei tot assetmanager
1. Wat was de klantvraag?
Bij de klant is het assetmanagement verdeeld over de drie kamers; vastgoed, maatschappelijk en financieel. Vanuit de klant kwam de vraag of wij ondersteuning konden bieden aan de drie assetmanagers. Ze zochten ondersteuning bij het opzetten van complexsessies, complexbeheerplannen, ondersteuning voor het opstarten van renovatie-, sloop- en nieuwbouwprojecten en bij de dagelijkse werkzaamheden.
2. Hoe heb jij de opdracht aangepakt?
Ik ging met veel plezier en enthousiasme de opdracht in. De opdracht geeft mij een perfecte inkijk in de wereld van assetmanagement binnen de corporatiesector. Ik merkte dat door mijn houding, ik steeds meer taken en klussen kreeg toebedeeld. Dit maakt de opdracht dan ook afwisselend en heel leuk. Als assetmanager heb je een breed takenpakket: van het opstellen van verschillende beleidsdocumenten tot de gemeentelijke visies over bepaalde wijken. En van data op orde tot het verduurzamen van complexen.
3. Wat heeft jouw aanpak de klant opgeleverd?
Er worden nu op een gestructureerde wijze complexsessies gehouden en deze zijn nu verankerd in de organisatiestructuur. Ook zijn we nu ver in het ontwikkelen van een complexbeheerplan, dat we binnenkort in de organisatie hopen uit te gaan rollen. Zo zijn complexinformatie en instructies met een druk op de knop toegankelijk voor de organisatie. Een aantal renovatie-, sloop- en nieuwbouwprojecten kunnen van start door mijn bijdrage aan initiatiefdocumenten. Daarnaast heb ik veel verschillende taken uitgevoerd om de assetmanagers te ondersteunen. Denk aan:
-
het meedenken en opstellen van een wijkvisie;
-
het ontwikkelen van een tool om de gevolgen van duurzaamheidsmaatregelen voor huurbeleid in kaart te brengen
-
het opstellen van een assetmanagementrapportage in PowerBI;
-
het opstellen van (standaard) onderhoudsinstructies.
4. Waar ben je het meest trots op binnen deze opdracht?
Dat ik een grote bijdrage kon leveren aan een initiatiefdocument, daar ben ik trots op.
Daarnaast ben ik trots dat ik de afgelopen tijd ontzettend veel in een korte tijd heb kunnen leren.
5. Wat heb jij geleerd?
Ik heb geleerd dat je als assetmanagers een breed takenpakket hebt binnen een woningcorporatie. Dat het heel belangrijk is dat er verbindingen zijn tussen het assetmanagement en het propertymanagement binnen de organisatie. Vaak wordt er bijvoorbeeld alleen gekeken naar de data maar niet naar de mening van de mensen die werken in de frontlinie. Tijdens de complexsessie kwamen we er achter dat bepaalde complexen veel slechter of beter waren dan het beeld dat de data ons gaf. Dit zorgde dan voor strategiewijzigingen bij de complexen. Hierdoor is het belangrijk dat je het bezit niet alleen vanuit de data kent, maar jezelf ook laat informeren door je collega’s die werken in de frontoffice. Daarnaast is het belangrijk om ‘gevoel’ te krijgen bij het bezit en de omgeving, door het bezit te gaan bekijken of langs het bezit te rijden.
Afrekenen stook- en servicekosten
1. Wat was de klantvraag?
Vanuit de corporatie kwam de vraag of Matchability ondersteuning kon bieden bij het afrekenen van de stook- en servicekosten. Daarnaast was er behoefte om het proces eens onder de loep te nemen en te inventariseren of de procesbeschrijving volledig en juist was.
2. Hoe heb jij de opdracht aangepakt?
Ik ben de opdracht gestart met een open, maar kritische houding. Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering kreeg ik uitleg hoe de afrekening voorgaande jaren was uitgevoerd, maar kreeg ik ook de vrijheid om een eigen werkwijze te ontwikkelen. Dit heb ik gedaan door werkinstructies en afrekeningen van andere corporaties te bekijken.
Na afloop van de opdracht bij deze corporatie, ben ik bij een andere corporatie gestart om ook daar te ondersteunen bij de afrekening stook- en servicekosten. Hierdoor kon ik nog beter het verschil zien in de diverse werkwijzen en heb ik terugkoppeling gegeven aan de corporatie met mogelijkheden om het proces efficiënter te laten verlopen.
3. Wat heeft jouw aanpak de klant opgeleverd?
Door mijn aanpak zijn er onderwerpen besproken die al jaren op dezelfde wijzen werden uitgevoerd, maar die men eigenlijk niet goed kon uitleggen. Door hier samen over in gesprek te gaan zijn we tot een werkwijze gekomen die eerlijker is voor de huurders en ook goed uit te leggen is aan de stakeholders.
4. Waar ben je het meest trots op binnen deze opdracht?
Door de vrijheid die ik heb gekregen tijdens het afrekenen van de servicekosten heb ik in een relatief korte tijd heb ik erg veel mogen leren. Door me kritisch op te stellen en door de juiste vragen te stellen aan de organisatie zijn we samen tot goede nieuwe inzichten gekomen. Daarnaast heb ik diverse punten onder de aandacht gebracht bij de corporatie en hierbij een aanbeveling gedaan hoe dit op een juiste wijze uitgevoerd kan worden.
5. Wat heb jij geleerd?
Tijdens het afrekenproces is het ook van belang om na te denken over de vragen die huurders mogelijk kunnen stellen, zodat deze vooraf getackeld worden. Naar aanleiding van de afrekeningen hebben diverse huurders gebeld naar de corporatie, omdat er nog onduidelijkheden waren over de brief die ze hadden ontvangen. Indien hier vooraf al over na was gedacht, waren deze onduidelijkheden naar alle waarschijnlijkheid niet ontstaan.
6. Zo ervaarde de corporatie mij!
“Simone is bij ons in het diepe gegooid wat betreft de afrekening stook- en servicekosten. De processen waren nog niet juist beschreven. Dit heeft ze erg goed opgepakt. Tevens heeft ze de processen aangevuld en ons aanbevelingen gegeven. De samenwerking met haar is fijn verlopen. Ze is flexibel en prettig in communicatie.”
Tineke Janssen | Senior medewerker financiën / functioneel beheer bij Woningstichting Compaen
