Kristel Yildirim, bestuurssecretaris bij Woonpartners
Wat was de aanleiding van het project?
Woonpartners hanteert een ZAV-beleid en medewerkers liepen bij de uitvoering van het beleid tegen knelpunten aan. Zo kwamen ze met regelmaat bij renovatie- en onderhoudsprojecten ZAV’s tegen en konden zij niet terugvallen op een dossier op basis waarvan huurders konden worden aangesproken. Dit kwam met name doordat ZAV’s zowel bij de aanvraag als bij mutatie niet of niet goed werden geregistreerd. Onze wens was dan ook om te zorgen voor kennis van en toepassing door medewerkers van het ZAV-beleid en gelijktijdig voor bewustwording van het belang van een goede registratie.
Hoe is het aangepakt?
Lisa en Nicky begonnen met een startbijeenkomst voor medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van het ZAV-beleid. Het was een kick-off van het project met uitleg van de verschillende processen die horen bij uitvoering van het ZAV-beleid en uitleg over de aanpak van het JCP.
Met interviews werden vervolgens de knelpunten aangescherpt en kon de huidige werkwijze in kaart worden gebracht.
Met verschillende wekelijkse sessies, steeds met kleine groepjes medewerkers, werd het abstractieniveau uit het beleidsstuk en de wettelijke kaders gehaald en teruggebracht naar de casuïstiek van medewerkers. ‘Oké, je treft een aanbouw aan en die is niet aangevraagd, waar begin je?’. Welk formulier voor welke ZAV en waarom? De focus kon worden gelegd op de toepassing in het werk en ieder groepje schreef mee aan het werkproces ZAV.
Er is met de ZAV-rapportage, waarin het proces en de aanbevelingen staan, en het bijbehorende werkproces een basis gelegd voor een geïmplementeerd ZAV-beleid waarbij ook inzicht is gegeven in wet- en regelgeving. Medewerkers zien het belang in en erkennen de noodzaak van een eenduidige vastlegging in systemen. Ze zijn in staat gesteld verbanden te leggen in de verschillende processen die zich voordoen in het klusrecht; van de aanvraag tot goedkeuring en van onderhoud tot aan (tijdelijke) verwijdering ervan.
Aansluiting bij het Juridisch CorporatiePlatform (JCP) betekent voor onze organisatie dat mijn collega’s de eerstelijnsvragen op de kennisbank en via de helpdesk van het JCP kunnen (laten) uitzoeken. Ik kan bij een hoge werkdruk zaken met een gerust hart uithanden geven aan een jurist van het JCP of overleggen over de juiste aanpak.
Niels heeft gezorgd voor goede, heldere beleidsstukken, met waardering van huurdersorganisaties en RvC tot collega’s. De kennisbank voor het KCC wordt veelvuldig geraadpleegd en bevat de vertaling van het ondernemingsplan en de (herijkte) beleidsstukken. Ook na het afronden van zijn opdracht bij Charlotte van Beuningen bleef Niels altijd bereikbaar en beschikbaar voor vragen en dat waardeer ik zeer!
Bij het Juridisch CorporatiePlatform (JCP) begrijpen ze vaak direct waar het om gaat en in begrijpelijke taal krijg je dan goed en praktisch juridisch advies. Resultaat? Juridisch steeds beter onderlegde collega’s, dossiers en documenten, waardoor we zaken voor onszelf én huurders goed uitvoeren en vastleggen. Hierdoor hoop je problemen te voorkomen of juist op te lossen.
Dankzij Esmeralda’s inzet en betrokkenheid hebben we bij SSHN een aanzienlijke verbetering gezien in ons debiteurenbeheer. Haar gestructureerde aanpak, praktische oplossingen en vermogen om mensen samen te brengen, hebben ervoor gezorgd dat ons team nu efficiënter en effectiever werkt.